A continuación ofrecemos un listado de las diez preguntas más frecuentes que hemos recibido en los últimos diez meses:
- ¿Por qué subcontratar? ¿Por qué XACCT?
- ¿Qué transacciones puedo subcontratar con XACCT?
- ¿Cuál es la diferencia entre XACCT y otros programas de contabilidad como Peach Tree o QuickBooks?
- ¿Cuál es la diferencia entre nuestros servicios y los de un “Application Service Provider” (ASP) como PeachTree, NetLedger, etc?
- ¿Cuál es la diferencia entre nuestros servicios y los que ofrece la banca en línea?
- ¿Tengo que despedir a mi contable y/o CPA?
- ¿Cómo mantenemos las líneas de comunicación abiertas? Y a propósito... Dónde están ustedes?
- ¿Mi información es mantenida de manera confidencial?
- ¿Cuán segura es mi información?
- ¿Qué sucedería en caso de emergencias naturales tales como huracanes o si necesito un cheque inmediatamente?
¿Por qué subcontratar? ¿Por qué XACCT?
En el ambiente de negocios de hoy, es imposible para un hombre de empresas que sea un experto en todo. La subcontratación de servicios ha sido reconocida como una herramienta útil para el crecimiento de una empresa, pero hasta ahora, esto había sido reservado solo para las grandes empresas La estrategia envuelve la subcontratación de funciones especificas a terceras partes especializadas lo que le permitirá a usted y a su personal:
- Enfocarse en las estrategias importantes del negocio para incrementar ingresos.
- Obtener servicios especializados y conocimientos a una fracción del costo de un empleado a tiempo-completo.
- Alcanzar flexibilidad organizacional
- Obtener acceso a tecnología de última línea
- Beneficiarse del conocimiento de un equipo cualificado y bien entrenado
- Reducir los costos de nómina y personal
Para tener éxito en el mercado tan cambiante de hoy, las empresas deben adoptar
maneras de hacer negocios. La subcontratación es la respuesta y XACCT le provee los medios para lograrlo. Somos los lideres de la nueva tendencia de subcontratar las funciones de contabilidad a través de la Internet. De hecho, no sabemos de ninguna otra organización que esté ofreciendo una gama tan completa de servicios para realizar sus funciones financieras básicas. Siete años en el mercado nos han permitido entender cuál es la manera más rápida y efectiva de manejar los procesos diarios de negocios y para ello hemos diseñado, programado e implementado la tecnología más efectiva disponible.
¿Qué transacciones puedo subcontratar con XACCT?
Toda transacción que pueda ser procesada por terceras personas cualificadas utilizando un sistema seguro y confidencial y que podrá ahorrarle a usted tiempo y dinero debe ser subcontratada. Las funciones de contabilidad pueden ser divididas entre contabilidad de funciones esenciales y contabilidad de funciones básicas. Las funciones esenciales de un negocio se relacionan directamente con el ciclo de ingresos principales. En otras palabras, las transacciones esenciales son la razón para estar haciendo negocios (los detallistas venden su inventario, así que la contabilidad del inventario sería una función esencial, etc.) y por lo general, son únicas para cada tipo de negocio. Las transacciones no esenciales o básicas son el restante de las transacciones que no afectan directamente su ciclo de ingresos, por ejemplo: nóminas, informes financieros, etc. Este tipo de transacciones complementa las transacciones esenciales y son por lo general similares en forma y naturaleza en todos los tipos de negocios e industrias.
En XACCT, nosotros proveemos servicios de contabilidad para ambos tipos de transacciones. La contabilidad de las transacciones esenciales requiere que trabajemos muy de cerca con nuestros clientes, y por lo tanto, se factura a base de la hora trabajada. Como regla general, es más económico realizar estos servicios in-house. Por otro lado, XACCT puede atender todas sus transacciones básicas de contabilidad incluyendo el registro, archivo, procesamiento y reporte de éstas.
¿Cuál es la diferencia entre XACCT y otros programas de contabilidad como Peach Tree o QuickBooks?
Peach Tree y QuickBooks son ambos programas de contabilidad costo-efectivos que pueden ser fácilmente manejados por contables. Hay tres aspectos que nos diferencian de éstos:
- No tiene que ser contable para usar al máximo nuestro sistema. Para poder usar correctamente tanto QuickBooks como Peach Tree, usted debe primeramente aprender a usar el programa y conocer los principios básicos de contabilidad. Nuestra solución fue desarrollada teniendo a no contables en mente, que tienen tiempo limitado dedicarse a tareas administrativas. XACCT es por mucho la solución más simple para atender sus necesidades diarias.
- Usted solo podrá tomar decisiones informadas; nosotros nos encargaremos de entrar toda la data y seguiremos sus instrucciones de ahí en adelante. De igual modo, usted podrá enfocar sus energías y su tiempo, o el de sus asistentes para hacer crecer su negocio.
- No tendrá que preocuparse más por saber si tiene la última versión del software o de salvaguardar sus archivos, organizar entrenamientos, contratar a un técnico de informática, o simplemente manteniendo su programa de contabilidad funcionando de manera óptima porque nosotros nos encargamos de hacer eso por usted.
- Tanto Peach Tree como QuickBooks no tienen manera de auditar y poseen una capacidad limitada para controlar lo que los diferentes empleados pueden ver o hacer. Con XACCT usted tendrá la capacidad de auditar lo que lo hace la tarea de su auditor más fácil. Además usted escoge específicamente lo que sus empleados ven y aquello que pueden hacer.
¿Cuál es la diferencia entre nuestros servicios y los de un “Application Service Provider” (ASP) como PeachTree, NetLedger, etc?
Un “Application Service Provider” provee una gran solución para subcontratar las necesidades del manejo de los sistemas de información de su programa de contabilidad. También ofrece beneficios de tener su data mantenida y almacenada en un programa de manejo de data escalable, como por ejemplo ORACLE, Microsoft SQL 7, etc. Sin embargo, trabajar con estos sistemas es prácticamente lo mismo que trabajar con Peach Tree y QuickBooks con la excepción de que éstos están en línea y cuentan con un programa de manejo de data escalable. Sin embargo, estos “Application Service Providers” lo que hacen básicamente es proveer un programa de contabilidad en línea, y usted deberá aprender a utilizarlos, sin mencionar, el entrenamiento que debe recibir y/o tener conocimientos básicos de contabilidad. Además, usted seguirá utilizando el tiempo de sus empleados y dinero entrando la data y/o procesándola.
Usted obtendrá los mismos beneficios con XACCT que usted tendría si subcontratara sus funciones de manejo de sistemas de información utilizando un “Application Service Provider”, con la excepción de que es GRATIS. Usted no paga por utilizar nuestro programa. Nosotros le facturaremos por aquellos servicios que son ofrecidos (por ejemplo: cheques preparados, facturas entradas, etc.) y no por el acceso a nuestro sistema. Ya que somos un proveedor completo de servicios de contabilidad y un “Application Service Provider” a la misma vez, le ahorraremos tanto a usted como a su personal tiempo y costos de entrenamientos en materias de manejo información como de contabilidad. Al mismo tiempo usted se beneficiará de las capacidades de un sistema en línea con un programa de base de datos escalable (Microsoft SQL) y está listo par crecer con usted.
Otro aspecto de importancia que debe considerar antes de subscribirse a un servicio de “Application Service Provider” , ya sea para su uso personal de algún empleado o de terceras personas externas, es que nosotros tenemos una estrategia de precios conservadora. En XACCT usted solo paga por los servicios que le son prestados. Después de todo, ésta es la base de cualquier negocio EXITOSO . Por otro lado, los “Application Service Provider” tradicionales no son diferentes de otras empresas e-tailers y .com que operan bajo márgenes bien finos, si alguno, e incurren en pérdidas substanciales de mes a mes. Solo con leer cualquier revista de negocios o la página de negocios de su periódico, usted podrá fácilmente buscar y encontrar qué está sucediendo con estos modelos de negocios: se les hincha el vientre!!! Podría usted imaginarse qué sucedería si sus expedientes financieros son mantenidos y salvaguardados en una de estos poco confiables “Application Service Providers” que se va a quiebra?
¿Cuál es la diferencia entre nuestros servicios y los que ofrece la banca en línea?
Tenemos que admitirlo!!! La banca en línea es excelente! Pero solo para consumidores, ya que está ciertamente limitada para clientes de negocios. Nuestros servicios complementan y llenan esas limitaciones. En la mayoría de los casos, los bancos proveen las herramientas y el entrenamiento (claro está con costos de instalación y mensualidades), pero usted todavía tiene que procesar todo y transmitirlo al banco. Las diferencias principales entre la banca en línea y XACCT son:
XACCT |
On-line Banking |
|
| Información sobre saldo bancario | X |
X |
| Reconciliación en línea de saldo bancario | X |
|
| Procesamiento de nómina | X |
|
| Preparación de cheques de nómina y formularios contributivos | X |
|
| Manejo de facturas por pagar | X |
|
| Procesamiento de pagos (cheques y electrónicos) | X |
Limitado |
| Separación de pagos por suplidor | X |
|
| Monitoreo de deducciones de Svc | X |
|
| Provee diferentes niveles de autoridad | X |
Limitado |
| Provee escaneo de facturas | X |
|
| Reporta depósitos por clientes | X |
Limitado |
| Da seguimiento a cuentas por cobrar | X |
|
| Mantiene récords de portadores, clientes y empleados | X |
Limitado |
| Reportes financieros de contabilidad | X |
|
| Provee detalles de liquidez | X |
¿Tengo que despedir a mi contable y/o CPA?
No. Si al presente usted tiene un contable a tiempo completo y/o CPA, seguramente no está usted llevando al máximo los beneficios los beneficios que usted recibe contra el costo que esto representa. Piense un poco. Si usted cuenta con un contable entrenado que se conoce su negocio de rabo a cabo – no sería una buena movida dirigir ese conocimiento hacia actividades que generen ingresos y proyectos más útiles, como mejorar los controles, negociar con suplidores, analizar tendencias para alcanzar nuevos negocios o refinanciar sus préstamos. Al contratar nuestros servicios, su contable actual que representa ya un costo por encima, tendrá tiempo “disponible” que podrá ser utilizado de manera más productiva. Este ya no imprimirá más cheques, generará más estados financieros, reconciliará cuentas o procesará los mismos cheques de nómina, mientras sigue fungiendo como su enlace principal y supervisa y revisa nuestro trabajo. No solo se beneficiará usted de su vasto conocimiento, sino que también estará más motivado e interesado en el desempeño general de su empresa. Por otro lado, si usted tiene a contables procesando y enviado cheques, reconciliando estados bancarios y procesando la nómina, esta es una oportunidad para reducir costos.
La misma lógica aplica a su CPA, si tuviese alguno. Los CPA en general le facturarán a usted por hora. Ya que todos sus récords serán organizados para sus planillas de contribuciones, auditorías, revisión y compilación de final de año, su CPA puede enfocar más su tiempo en servicios de consultoría y soluciones de valor para el mejoramiento de su negocio. Mientras mejor organizados estén sus récords, menos tiempo tendrá que dedicar su CPA en la revisión de los mismos, lo que ultimadamente se traducirá en costos más bajos para usted. De hecho, usted le puede otorgar un ID de usuario para que pueda revisar su información en línea.
¿Cómo mantenemos las líneas de comunicación abiertas? Y a propósito... Dónde están ustedes?
Al utilizar las capacidades del correo electrónico integrado de nuestro software, somos capaces de mantener líneas abiertas de comunicación. Solo coteje en las notas al lado de cada portador, empleado o cliente y usted podrá impartir instrucciones o hacer preguntas. El email se convierte en una “tarea” para nosotros y usted recibirá una respuesta de nuestra parte en los dos días subsiguientes. Finalmente, el riesgo de falta de comunicación se minimiza de manera significativa, ya que usted puede revisar tareas pasadas y pendientes.
Realmente no importa dónde estamos localizados porque estamos preparados para manejar su cuenta de manera completa su cuenta en línea. Recibimos y enviamos toda su documentación vía mensajero, fax o correo electrónico. Usted le puede pagar a cualquier portador, empleado de manera electrónica dentro de los Estados Unidos y puede descargar su información financiera directamente desde nuestro sitio en la Web. Si cualquier empleado o Portador prefiere un cheque, usted puede tener su firma encriptada de manera segura en nuestros cheques generados magnéticamente; y nosotros gustosamente le enviaremos sus cheques.
De todos modos, y para satisfacer su curiosidad, nuestras oficinas están localizadas en San Juan, Puerto Rico.
¿Mi información es mantenida de manera confidencial?
Toda su información es mantenida en total confidencialidad. Nosotros no proveemos su información a ningún portador, cliente, banco o agencia reguladora, a menos que no lo haya usted autorizado por escrito.
Además, usted debe considerar y entender que nosotros servimos sus necesidades financieras y de contabilidad. A nosotros no nos preocupa la publicidad en masa o el tráfico en Internet. Simplemente NO es nuestro asunto. Así pues no utilizamos su información para cualquier campaña de mercadeo o publicidad. Punto.
¿Cuán segura es mi información?
Tan segura como tecnológicamente posible. Hemos preparado el software más seguro y confiable disponible en el mercado de hoy. Una vez usted se haya conectado, toda la información transmitida entre nosotros es encriptada. Toda las compañías Fortune 500 con presencia en la Web usan esta tecnología para transmitir información. Además mantenemos un control minucioso de los ID de los usuarios y las contraseñas de seguridad, hasta el punto que hasta NOSOTROS no conocemos su contraseña. Si usted ha olvidado su contraseña, nosotros le asignaremos un ID de usuario diferente y usted deberá crear una nueva contraseña, ya que por supuesto nosotros invalidaremos su antigua contraseña. Más aún nosotros hacemos back-ups diarios de toda su información con equipos de computadora especialmente diseñado y utilizando la última tecnología de la más alta calidad disponible.
¿Qué sucedería en caso de emergencias naturales tales como huracanes o si necesito un cheque inmediatamente?
En el caso de emergencias naturales tales como huracanes, nosotros hemos preparado un plan de contingencia que incluye una planta de emergencia y líneas alternativas hacia la Internet. De ese modo, la mayor parte de nuestros servicios deberían estar listos y disponibles aún cuando las líneas de comunicación y la electricidad no funcionen.
Usted siempre deberá mantener una reserva de cheques sin usar, en caso de que necesite uno de manera inmediata. Si a usted no le queda ningún cheque disponible, simplemente háganoslo saber y le proveeremos cheques temporeros en blanco. En caso de que tenga que utilizar uno de estos cheques, solo llene el cheque como haría con un cheque de su cuenta personal. Una vez el cheque haya sido cobrado, nosotros reconoceremos el pago manual en nuestros archivos.
